無料の1通で、出欠が集まるところまで

「出欠だけ取れればいい」という場面は多いものです。ところが実際にやろうとすると、フォームを作り、URLを配り、返事を数え、締め切りを決め、来る人数を確定させる、という細かい作業が並びます。ここではその一連の流れを、POOKの無料枠1通で最後まで通す方法として書きます。追加の支払いは発生しません。読み終える頃には、どこで無料の線を越えるのかもはっきりします。

まず何を決めておきますか

編集画面に入る前に、開催場所(1〜160文字、必須)、開始時刻、終了時刻の3つを決めてください。開始時刻は作成の5分以上あとである必要があり、開催時間は1時間から24時間の範囲で設定します。この3つが決まっていれば、あとは画面の上で完結します。デザインはテンプレートから選ぶか、白紙のキャンバスから組み立てます。

発行するとどうなりますか

公開すると、共有用のリンク、同じ内容のQRコード、そしてSNSに載せやすい9:16のストーリー用動画素材が用意されます。配り方はご自身に委ねられています。グループチャットにリンクを貼る、QRを画像として送る、印刷して掲示する。POOKからゲストに何かが送信されることはありません。リンクを再発行すると、それまでのリンクは即座に閉じられるので、意図しない範囲に広まったときはここで止められます。

ゲストの画面には何が出ますか

1. ポスターと、日時・場所・説明が表示されます。
2. 参加する・まだ迷っている・行けないの3択が出ます。
3. 2〜16文字のニックネームを入力します。同じ招待状のなかで重複はできません。
4. 性別を選びます(女性・男性・ノンバイナリー・回答しない)。
5. 参加する人は、120文字までのひとことを主催者に添えられます。
6. Googleカレンダー用のリンク、または24時間前と2時間前に鳴る.icsファイルで予定を保存します。

入力はこれだけです。アプリのインストールも、会員登録も、電話番号もありません。返事はページが開いているあいだ何度でも変えられます。

締め切りと人数はどう管理しますか

「まだ迷っている」が開始24時間前まで残っている場合、集計上は欠席として数えられ、席も解放されます。当日の朝に人数が膨らんだままにならないので、買い出しの数を決めるときに助かります。定員が埋まったあとのゲストは順番待ちにはならず、その場で断られます。

この手順が向かない場合

ゲストの携帯へSMSやメールで直接届けたい、返事が来ない人に自動で催促を送りたい、集まった名簿をCSVで書き出したい、席次表を作りたい、同伴者の人数を聞きたい、参加費をその場で集めたい。これらはPOOKにはない機能です。案内の送信を代行してほしい場合は、この手順では解決しません。

返事がなかなか集まらない段階に入ったら出欠の返事を集める方法を、有料に切り替える判断は料金を、ほかのサービスとの違いはPOOKとPartifulの比較をご覧ください。全体像はトップページにあります。