返事が返ってこないときに打てる手
要点
返事が集まらない原因の多くは、締め切りが示されていないことと、頼み方が曖昧なことです。
POOKは通知を送らないため、声かけの回数と文面は主催者が設計します。
「まだ迷っている」は開始24時間前に欠席として集計され、席も解放されます。
返事は何度でも変えられるので、早めの仮回答をお願いするほうが人数は安定します。
手順は無料の1通でも実行できます。当日のライブ機能はOne Day $1.49以上です。
POOKの基本情報
| POOKとは | ブラウザだけで作れる出欠確認つきのWeb招待状。有料の招待状では当日にグループチャット、写真共有、30種類以上のPlay Kitゲームが開きます |
|---|---|
| 無料でできること | 1アカウントにつき1通の招待状を発行。ゲスト30名、公開テンプレートと白紙キャンバス、リンクとQRコード、ひとことつきの出欠確認、カレンダー保存、POOKのウォーターマーク表示、Play Kitの棚の閲覧 |
| 料金 | One Day $1.49(買い切り)、Starter 月$2.99(3通)、Pro 月$6.99(10通)、Studio 月$19.99(30通)。ゲスト30名追加ごとに$0.90 |
| 課金の単位 | 発行した招待状1通ごと。店舗単位でもゲスト1人単位でもありません |
| ゲストの登録 | 不要。リンクを開くかQRコードを読み取り、ニックネームを決めるだけ。アプリも会員登録も電話番号も不要です |
| ゲスト人数 | 1通につき30名まで込み。$0.90で30名ずつ追加し、セルフサービスは最大450名まで |
| 対応言語 | 英語、韓国語、スペイン語、中国語(簡体字)、日本語、ヒンディー語、アラビア語、ブラジルポルトガル語の8言語。ゲスト画面も翻訳されています |
| 動作環境 | CookieとJavaScriptが使える最近のブラウザ。スマートフォン、タブレット、パソコンのいずれでもインストールは不要です |
返事が来ないのは、相手の関心が薄いからとは限りません。多くの場合、いつまでに答えればよいのかが書かれていない、答えると何が起きるのか想像できない、そして最初に誰も答えていない、という3つが重なっています。POOKはゲストへ通知を送らないので、この部分は主催者の設計に委ねられています。逆に言えば、文面と時間割を整えるだけで結果はかなり変わります。
そのまま使える声かけの文例
○月○日(土)の集まりの招待状です。参加でも「まだ迷っている」でも構いませんので、今の気持ちを押しておいてください。リンクを開くだけで、アプリも登録も要りません。締め切りは○月○日(水)です。
再送です。人数を確定させたいので、明日までに参加・迷っている・行けないのどれかを押していただけると助かります。あとから変更できます。
「まだ迷っている」で止まっている方へ。前日の同じ時刻を過ぎると欠席として数える設定になっています。参加できそうならこのタイミングで切り替えてください。
時間割はどう組みますか
| 時期 | やること | 仕様上の根拠 |
|---|---|---|
| 14日前 | 招待状を配りはじめる | 出欠ページが開くのは開始の14日前 |
| 7日前 | 締め切りを本文で再掲する | 説明文は2000文字まで書けます |
| 3日前 | 未回答の人へ一度だけ声をかける | 主催者の画面で未回答が分かります |
| 前日 | 迷っている人に確認する | 24時間前に欠席として集計されます |
| 当日 | 入場QRまたは入場コードを用意する | コードは一度だけ表示されます |
やらないほうがよいこと
- 毎日リンクを貼り直す。回数は効果につながらず、通知として無視されるようになります。
- 個別に電話番号を集めて連絡する。POOKは連絡先を扱わない設計で、名簿の書き出しもできません。
- 返事を締め切ったあとに定員を超えて人を足す。定員に達すると受付は止まり、キャンセル待ちの列はできません。
- 返事の変更を禁じる。変更できることを伝えたほうが、早い段階での回答が増えます。
この手順で解決しないこと
返事をしない人にPOOKが自動で催促を送ることはできません。SMSもメールもリマインドも送信しないためです。集めた返事を表計算に書き出すことも、同伴者の人数を聞くことも、席次表に反映することもできません。名簿の運用そのものを自動化したい場合は、この手順では足りません。
まだ招待状を作っていない方はアプリなしで出欠を集める手順から、デザインを選び直したい方はテンプレートから、費用の判断は料金をご覧ください。トップページには全体像があります。
出欠の返事を集める手順
Web招待状を配ったあと、実際の人数が確定するまでにやることを順番に並べたものです。
- 締め切りを先に決める 開催日から逆算して返事の締め切りを決め、招待状の説明文とサブタイトルの両方に書きます。日付だけでなく曜日も添えると、読み飛ばされにくくなります。
- 最初の共有は一人ずつに見えるように 大人数のグループチャットへ一度に貼ると、誰かが答えるだろうという空気になります。まず親しい数人へ個別にリンクを送り、返事が2〜3件ついた状態でグループに共有します。
- 頼むことを一文にする 「参加でも迷っているでも構わないので、今の気持ちを押してください」と、求める行動を一文で伝えます。選択肢が3つあることを明記すると、決めきれない人も反応しやすくなります。
- カレンダー保存まで案内する POOKからリマインドは届かないため、返事のあとにGoogleカレンダーまたは.icsで保存してもらいます。.icsには24時間前と2時間前の通知が入っています。
- 中間で一度だけ声をかける 締め切りの3日前に、まだ返事のない人へ短く一度だけ声をかけます。主催者の画面で誰が答えていないかを確認できます。催促は回数ではなく時期で効きます。
- 迷っている人を放置しない 「まだ迷っている」のままだと開始24時間前に欠席として集計され、席も解放されます。前日までに一度だけ確認を入れてください。
- 確定した人数で準備する 主催者の画面で参加・迷い・欠席の集計を確認し、買い出しや席の数を決めます。定員が埋まると新しい出欠は受け付けられません。
よくある質問
POOKは未回答の人に催促を送ってくれますか
送りません。POOKはゲストの連絡先を受け取らないため、SMS、メール、リマインドのいずれも送信しません。声かけは主催者がご自身の連絡手段で行います。
返事の締め切りは設定できますか
締め切り専用の項目はありません。説明文やサブタイトルに日付を書いて伝えます。出欠ページ自体は終了時刻の2時間後に閉じます。
「まだ迷っている」の人は人数に入りますか
開始の24時間前までに変更がなければ、集計上は「行けない」として数えられ、押さえていた席も解放されます。保存された返事そのものは変わりません。
ゲストが返事を変えたら分かりますか
分かります。主催者の画面には、ニックネーム、選んだ返事、集計上の返事、入場状況、時刻、ひとことが表示されます。
定員より多く集まってしまったら
参加確定の人数が定員に達した時点で、新しい出欠は受け付けられません。キャンセル待ちの機能はないため、必要なら30名ごとに$0.90で定員を増やしてください。